Selainitu, Anda juga harus menyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga map arsip. Lebih lengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi: Kotak arsip,merupakan fasilitas yang yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder atau map arsip. KaryaTulis Ilmiah, Artikel, Makalah, Skripsi dan Tesis untuk Fakultas Kedokteran Fakultas Kedokteran Gigi Fakultas Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keperawatan Fakultas Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Fakultas Teknik Fakultas kehutanan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Fakultas pertanian, Fakultas peternakan, Fakultas Teknologi Pertanian Fakultas Ilmu Komputer dan yangdiletakan dalam server yang biasa digunakan untuk membuat aplikasi web yang bersifat dinamis". Berdasarkan dari pendapat diatas, penulis menyimpulkan PHP adalah bahasa pemograman yang menggunakan script-script secara on the fly untuk membuat dokumen HTML yang dieksekusi di server web untuk membuat aplikasi web yang bersifat dinamis. 2.1. perhatikanlangkah-langkah berikut : (i ) mengindeks arsip yang akan dipinjam (i i) menuju tempat penyimpanan (i ii) kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan (i v) telusuri dengan menggunankan kartu indeks (v ) menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil (vi ) mengisi bon peminjam (vi i) menyerahkan arsip kepada yang memerlukan adapun Vay Tiền Nhanh Chỉ Cần Cmnd. MACAM – MACAM MAP ARSIP Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab bagian yang menonkjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan yang dimulai dari penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan dengan menggunakan sebuah sistem tertentu, serta menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnahan suatu arsip. Dalam hal ini peralatan dan perlangkapan penyimpanan kearsipan adalah berbagai benda atau alat yang dapat menunjang penyimpanan arsip. A. Jenis dan Kegunaan Peralatan Kearsipan Secara umum peralatan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip antara lain yaitu Yaitu guide atau sekat petunjuk karton/kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya. Macam-macam Guide 1 Menurut ukurannya Guide dibedakan menjadi a Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, dipakai untuk menyimpan kartu berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya. b Guide besar berukuran 36 x 25 cm, diergunakan untuk menyimpan surat-surat dalam folder ukuran folio. 2 Menurut fungsinya Guide dibedakan menjadi a Guide posisi pertama, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk antar caption/subjek. b Guide posisi kedua, yaitu yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk atar sub caption/sub c Guide posisi ketiga, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk sub caption/sub sub subjek. Folder adalah berkas lipata yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastik tebal untuk menyimpan sebuah arsip. Pengertian Folder ada dua macam, dimana 1 Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari a Brief ordner, yakni berkas lipatan besar yang terbuat dari karton tebal, yang didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut ukurannya brief ordner ada 2 macam yakni Brief Ordner Folio untuk menyimpan surat dan Brief Ordner Kuarto untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serta kuitansi, faktur dan sebagainya. b Snelhecter, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepit yang terbuat dari logam didalamnya. Snelhecter yang terbuat dari kertas tebal biasanya berukuran follio, sementara yang terbuat dari plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah folio. c Stofmap folio, adalah lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal. d Map tanpa daun, ialah berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan menggunakan tab. e Portepel, adalah berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal dengan tali sebagai alat pengikat. 2 Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map tanpa daun Saat ini istilah folder lebih dikenal untuk memberi nama jenis map. Folder ini ada dua macam, yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung ini untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan arsip berupa folder di atas, sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyuman arsip in aktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang berukuran tebal 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya menggunakan tutup. 3. Tempat Menyimpan Arsip Berikut ini beberapa tempat penyimpanan arsip 1 Lemari Arsip Cup Board Lemari adalah tempat penyimpanan arsip berbagai bentuk, terbuat dari kayu, besi, baja dan berdaun pintu. Jenis lemari paling banyak dikenal karena dapat untuk menyimpan arsip dengan berbagai macam cara, diantaranya yaitu a Sliding door cupboard lemari pintu dorong b Swing door cupboard lemari pintu engsel c Retracting door cupboard lemari pintu tarik kembali atau lemari dengan daun pintu yang masuk ke sisi samping. Filing cabinet merupakan tempat penyimpanan folder secara tegak vertikal yang terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Setiap laci pada bagian dalam biasanya berukuran 50 x 38 x 24 cm, jenis lacinya ada yang bergawang dan ada juga yang tanpa gawang. Filing cabinet biasanya digunakan untuk menyimpan folder berisi arsip aktif. Lemari gambar ialah tempat penyimpanan gambar bangunan atau peta yang terbuat dari besi baja. Setidaknya terdapat 2 macam lemari gambar, antara lain yaitu a Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak, terbuka, dan mengantung vertical suspension. b Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, digunakan untuk menyimpan gambar secara terbuka, mendatar, dan ditumpuk/flat. Rak Arsip merupakan tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secar terbuka, yang terbuat dari besi baja. Ada 2 macam rak arsip, yakni a Rak Bergerak Mobile stacks/Roll-0-Pack Rak ini merupakan tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari besi baja dan memakai roda kecil sehingga bisa digerakan. Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknya, rak ini bisa dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu 1 Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor ditiap kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan bebelnya. 2 Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip dengan berak mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap bloknya. 3 Roll-0-Pack atau mobile straks biasanya digunakan untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di gudang arsip. 4 Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis dilengkapi dengan alat untuk memutar roda bergigi yang berhubungan dengan rantai yang dipasang pada lantai, untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta mebelnya. b Rak Tidak Bergerak Stationary Stacks Jenis rak ini paling banyak dikenal dibuat dari besi berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti lemari tanpa daun pintu. 5 Kotak atau Lemari Kartu Kotak/lemari kartu berfungsi untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan sebagainya, terbuat dari kayu atau besi baja. Beberapa macam tempat penyimpanan kartu ini antara lain a Card Indexs Cabinet cardex Cardex merupakan tempat penyimpanan kartu horizontal, yang terbuat dari besi baja yang terdiri dari laci-laci 8 atau 15 laci. Setiap lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk diisi dengan warkat yang berpa kartu. Karena kartu diletakkan secara horizontal dan laci cardex bisa dikeluarkan dari lemarinya maka kita bisa membaca bahkan menulis diatas kartu yang bersangkutan tanpa mengeluarkan kartu tersebut. Card cabinet ialah tempat penyimpanan kartu secara vertikal yang terbuat dari besi baja atau kayu. Card cabinet terdiri dari dua macam, yaitu 1 Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing cabinet akan tetapi laci-lacinya kecil berada dibagian atas dan dibagian bawah berupa rak berdaun pintu kecil. 2 Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu untuk menutup laci-lacinya. Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci untuk menyimpan kartu secara vertikal, terbuat dari bahan besi baja. Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan diatas meja atu filing cabinet. Ticler file meruapakan kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja yang berisi lembar/kartu vertikal yang menunjukan tanggal 31 lembar, bulan 12 lembar, serta tahun. Setiap pagi lembaran yang menunjukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan menunjukkan tanggal dan bulan pada hari itu. Ticler file biasanya digunakan untuk menyimpan lembar dispoisi, bon pinjam arsip ataupun kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil ticler file biasanya akan diletakkan diatas meja. B. Jenis dan Kegunaan Perlengkapan Arsip Terdapat beberapa jenis dan kegunaan perlengkapan Arsip yang diperlukan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, diantaranya yaitu 1 Lembar Disposisi, dipakai untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan serta sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini ialah gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, atar pejabat secara horizonal. Kegiatan ini memperlihatkan gambaran peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat. 2 Kartu Tunjuk Silang, berfungsi hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti ataupun mewakili permasalahan subjek dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu silang ini dituliskan dimana adanya surat asli disimpan. 3 Kartu Kendali, dipergunakan sebagai alat pencatat surat, alat pelacak untuk menemukan atau menetapkan lokasi dan tempat suatu surat. Kartu kendali ini sangat perlukan untuk alat pengukur/alat penyampai surat dan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting. 4 Lembar Penerus, dipakai sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat dilingkungan unit pengolah. 5 Kartu/Lembar Pinjam arsip, digunakan untuk meminjam arsip seorang pejabat. Yang akan meminjam arsip harus mengisi catatan pada katu lembar yang dimaksud. Kartu/lembar ini dipakai untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus juga berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya. 6 Kotak penyimpan/pengikat Tier File, kota yang berukuran sedang untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam a5sip dan lembar penerus. Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip. 7 Sekat Petunjuk Guide, Guide disimpan dan diatur didepan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan atau memisahkan antara masalah utama, masalah dan sub masalah. 8 Map Gantung atau Folder, map khusus yang menggunakan gantungan berfungsi untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map ini berisi himpunan arsip tentang satu persoalan atau permasalahan. Map folder tersebut merupakan bentuk fisik dan file atau berkas. 9 Perlengkapan lain, berupa a Cap derajat surat, yaitu sebuah cap untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu segera atau amat segera. b Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali bisa diubah menurut tanggal, bulan serta tahun yang dikehendaki atau sesuai dengan keperluannya. c Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat bersifat rahasia, penting dan sebagainya. d Alat tulis kantor, misalnya berupa spidol, bolpen, lem, pensil, perporater, paper clips, penggaris, cutter, gunting dan sebagainya. Table of ContentsKotak ArsipMaksud kotak arsipTujuan kotak arsipSpesifikasi Kotak Arsip DIX Media IndonesiaSebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Kotak Arisip DIX Adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya Maksud kotak arsip Standar Boks Arsip ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berhasil guna dan berdaya guna. Tujuan kotak arsip Standar Boks Arsip ini disusun dengan tujuan agar Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan Swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan karakter jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Spesifikasi Kotak Arsip DIX Media Indonesia Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap kotak/boks, harus memiliki lubang ventilasi udara. Selain sebagai sirkulasi udara arsip, lubang arsip dapat berfungsi sebagai pegangan untuk mengangat. Kotak/boks dapat menampung 3 ordner dengan bobot +/- 10 kg Kotak/box memiliki area untuk pemberian label/penomoran Kotak/box DIX Media Indonesia sudah disertai Aplikasi Manajemen Arsip untuk pendataan arsip Untuk menunjang kegiatan usaha, semua perusahaan memerlukan data dan informasi yang relevan untuk mengambil suatu keputusan bisnis. Data dan informasi tersebut salah satu sumbernya adalah arsip. Pengelolaan arsip sendiri sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan memori dari organisasi yang berperan sebagai wadah informasi dan menentukan suatu organisasi untuk mencapat tujuan dari organisasi. Sebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu 1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi Boks arsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Dengan boks arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan , namun termasuk memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Boks arsip terbuat dari bahan khusus agar dokumen/arsip yang Anda yang tersimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Dengan boks arsip, arsip yang anda simpan tetap awet dan tahan lama. Rak ArsipPemeliharaan Arsip Aktif Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama dapat digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain 1. Sebagai saran penyimpanan arsip, 2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, 3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama, Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut 1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. 2. Pengarsipan vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertical di mana arsip disusun berderet ke belakang. 3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral di mana arsip disusun berderet menyamping. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas arsip. Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertical berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar. Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar. 2. Rotary Alat Penyimpanan Berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map. Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi. Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject. c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub sub subject atau untuk yang lebih khusus lagi. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tampat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikuts a. Beri tinta pada bantalan huruf. b. Atur nomor awal. c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton kertas tebal. Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagain dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. 15. Cardex Card Index Cabinet Cardex Card Index Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat